Оцифрування трудової книжки: що знати кожному

Україна переходить на електронний облік трудової діяльності — системну реформу, яка міняє і кадрові процеси, і спосіб підтвердження стажу. Ключові дати вже визначені законом, а процедури — роз’яснені Пенсійним фондом і профільними відомствами. Нижче — коротко й по суті: дедлайни, відповідальні, що буде зі «старим» стажем та як виправляти помилки, повідомляє Пушкінська за інформацією ТСН.

Що таке е-трудова й коли зникає юридична сила паперової

Електронна трудова — це запис усієї вашої трудової історії в Реєстрі застрахованих осіб; після завершення перехідного періоду кадрові дії проводитимуться на підставі саме цих даних. Закон визначає п’ятирічний перехід — з 10.06.2021 до 10.06.2026, після чого паперові книжки втрачають юридичну силу в офіційних процедурах (їх можна лишити для архіву).

Дедлайни та перехідний період: що треба встигнути до 10.06.2026

До кінцевої дати працівники та роботодавці мають подати скановані підтвердження «паперових» періодів роботи, яких немає в електронному реєстрі. Чим раніше це зробити — тим швидше відбуватиметься призначення пенсій і менша ймовірність спірних ситуацій. Офіційні комунікації повторюють: часу небагато, тож процес краще не відкладати.

Стаж: як рахують «до» і «після» 2004 року

Періоди після 2004 року зараховуються на підставі персоніфікованого обліку (ЄСВ), що вже міститься в реєстрі. «Історичні» періоди до 2004-го підтверджують сканами сторінок трудової книжки та іншими документами — саме для цього і потрібне оцифрування. Якщо сканів не подати, ризикуєте отримати затримку або неповний облік стажу під час призначення пенсії.

Хто подає документи до Пенсійного фонду: ролі працівника й роботодавця

Подати скани може і працівник (через «Електронний кабінет застрахованої особи»), і роботодавець (через кабінет страхувальника). На практиці великі компанії централізовано збирають та завантажують комплекти файлів, але остаточна відповідальність за повноту власної історії — у працівника. ПФУ приймає електронні копії, засвідчені КЕП.

Як подати скани правильно: пакет і формат

Нагадаємо: мета — підтвердити всі відсутні в реєстрі періоди.

Сканують титульну сторінку та всі записи про прийняття/переведення/звільнення, сторінки з печатками.
Додають накази, довідки, контракти — якщо записи нечіткі або відсутня печатка.
Файли завантажують у кабінет (працівника чи страхувальника), кожен документ підписують КЕП.

Усі скани мають бути читабельними; якщо книжка пошкоджена — добирають додаткові підтвердження.

Як перевірити себе і виправити помилки

Перевірити, що вже є у реєстрі, можна в особистому кабінеті: там відображаються внесені періоди та статус обробки документів. Якщо виявили неточності — подаєте виправлені скани або додаткові документи ще раз; це стандартна процедура, що пришвидшує майбутнє призначення пенсії.

Що буде, якщо не оцифрувати вчасно

Паперова книжка не «анулює» ваш стаж автоматично, але без е-відображення доведеться доводити періоди роботи додатковими запитами й довідками, що сповільнює нарахування пенсії. Саме тому ПФУ і медіа наголошують: зволікання створює ризик затримок і неповного обліку.

Правова база та «правила гри»

Реформа запроваджена Законом №1217-IX, який перевів облік трудової діяльності в електронну форму та встановив п’ятирічний перехідний період; підзаконні акти КМУ адаптували кадрові процедури під новий режим. Саме ці документи задають рамку для ПФУ, роботодавців і працівників.

Оцифрування трудових книжок — не бюрократична «данина моді», а перехід на єдине джерело правди про вашу кар’єру. До 10 червня 2026 року варто закрити всі «білі плями» в стажі, підвантаживши скани туди, де їх чекає пенсійний реєстр. Це зменшить ризик помилок і прискорить майбутні виплати, а роботодавцям — уніфікує кадрові процеси в електронному середовищі. Раніше ми писали про обстріл найбільшого виробництва хумусу в Україні.